Sprzęty biurowe w firmie powinny zapewnić skuteczny przebieg dokumentów. Skanowane pisma są bezpiecznie przechowywane w bazie elektronicznych pism jako kopie. Notorycznie używa się skan w wielu instytucjach czy też przedsiębiorstwach skanując między innymi dokumenty konsumentów. Również mamy możliwość skanować istotne dokumenty we własnym domu. Mając je na prywatnym komputerze, mamy pewność, iż nawet jak się nam dokumenty gdzieś zapodzieją, to mamy szanse je natychmiast odszukać i na nowo wydrukować.